УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТА – Икономиката в сянка

Работен пакет 7 включва Дейност 7 (съгласно възприетата класификация на дейностите в настоящия проект), който се състои от необходимите и целесъобразните действия по управлението на проекта.

Дейност 7 стартира от самото начало на проекта и се прилага през целия период на реализиране на проектните дейности. Тук посочваме тези дейности, които касаят осъществяването на първия етап от проекта.

Осъществени дейности през първия етап на проекта при изпълнението на Работен пакет 7. Управление на проекта

Проектираните научно-изследователски, аналитични и информационно популяризиращи дейности са сложни и взаимно обвързани и тяхното успешно и качествено изпълнение изисква много добра организация и максимална включеност на всички членове на колектива. Предходният опит на колектива в изпълнението на този тип проекти е добра основа за успешното управление на настоящия проект.

За ефикасното и качественото изпълнение на проектираните дейности е направено подробно разпределение на дейностите и отговорностите, като всеки член на колектива ще има лична работна програма, което направи възможно качественото изпълнение на проектните дейности. При разработването на личните програми се разпредели целия обем от планирани дейности, като в детайли са предвидени необходимите организационни и технологични действия за постигане на целите на проекта. За гарантиране на добро ниво на комуникация между членовете на колектива са предвидени редовни организационни срещи. За отчитането на напредъка по изпълнението на проекта е разработена система от индикатори за постигнатия напредък. Отчитането на изпълнението на индикаторите става в съответствие с План-графика за реализиране на проектните дейности, като се води строга отчетност за стриктното спазване на предвидените времеви срокове за изпълнение на проектните дейности.

Ръководството и координацията на работата на екипа се осъществява от ръководителя на колектива. За организацията и координацията, особено в хода на подготовката и работата на терен, е привлечен 1 технически сътрудник. Веднъж на две седмици са провеждани работни обсъждания и дискусии на екипа в рамките на работни семинари.

Ръководителят на проекта отговаря за цялостното изпълнение на проекта и осигурява ежедневно управление на целия процес. Организира разпределението и координацията на задачите и дейностите, осигурява комуникация и взаимодействие между участниците в екипа, контролира на прогреса и следи за качеството на свършената работа, контролира времевите параметри, управлява и контролира финансовите средства, ще подготвя работни доклади и отчети, комуникира с ФНИ в ролята на възложител, комуникира и възлага дейности на външни изпълнители.

Ръководителите на работни пакети отговарят за изпълнението на дейностите и задачите по работния пакет, отчитане на свършеното и резултатите. Ръководителите на работните пакети изготвят времеви график и следят за спазването му. Членовете на екипа са избрани за ръководители на съответния работен пакет с оглед на експертизата и опита им, с цел да се осигури най-подходящо управление, но при необходимост могат да бъдат заменени.

Техническият сътрудник координира работата на терен при емпиричното изследване, осъществява комуникацията с анкетьорите и супервайзорите, изготвя материали и документация по проекта, включително подготвя необходимата за осчетоводяването на проекта финансова документация, която се одобрява от ръководителя на проекта.

Базова организация при реализацията на проекта е Институтът по философия и социология при БАН (бивш Институт за изследване на обществата и знанието при БАН), която осигурява административно-счетоводното му обслужване и контрола върху целесъобразното изразходване на финансовите средства.

През първия етап на проекта, в Дейност 7 изпълнени такива съществено важни действия, като:

Утвърждаване на План-график за реализиране на проектните дейности (месец 1): веднага след сключването на договор между Фонд “Научни изследвания” и Институт по философия и социология при БАН, изготвихме План-график за реализиране на дейностите през първия етап от проекта. Този План-график изцяло следва проектното предложение и не се отклонява от обещаните срокове за изпълнение на проектираните дейности;
Разпределение на конкретните задачи между членовете на екипа (месец 1): заедно с изготвянето на План-график за дейностите през първия етап на проекта, е изготвено разпределение, което указва кой член на екипа в извършването на кои конкретни дейности ще участва. Това разпределение е посочено и в самото проектно предложение, но тук още веднъж е препотвърдено. Това разпределение е направено под формата на общо заседание на всички членове на екипа, като всеки е информиран за задачите, които следва да извърши в рамките на първия етап от проекта, както и за заплащането, което ще бъде извършено към всеки един от участниците в екипа. Според нас, това е необходимо предварително условие, за да има пределна яснота и прозрачност при изразходването на средствата по проекта;
Утвърждаване на канали за комуникация между членовете на екипа: утвърдени са начините и каналите за комуникация между членовете на екипа. Това става основно чрез и-мейли, чрез които се разпределя информацията и тя става достояние до всички членове на екипа. Отделно, комуникацията се допълва от ад-хок онлайн срещи (чрез зуум платформата), които се извършват винаги, когато това се налага. Решението за онлайн срещи се взема от ръководителя на проекта, след направено обосновано предложение от член на екипа(
Провеждане на работни срещи (веднъж на всеки 2 седмици) за поставяне на текущите задачи по проекта и за обсъждане на тяхното изпълнение (1- 36 месец): в контекста на въведените строги рестрикции и противоепидемични мерки, нашият екип работеше изключително чрез онлайн срещи. Проведени са общо 11 такива срещи, като тяхното организиране и провеждане е по повод реализирането на конкретни дейности;
Работни срещи за изготвяне, обсъждане и финализиране на Методологията на проектното проучване (7-12 месец ): 5 от проведените онлайн срещи са повод разработването на Методологията на проектното изследване. При две от срещите са коментирани конкретни въпроси от разработването на Методология и концепция за състава и изчисляването на Индекса SETI. Осъществените срещи оценяваме като изключително полезни, тъй като при тях членовете на екипа имаха възможност да споделят своите виждания, да изразят становища и мнения за отделни аспекти на изследването, да предложат свои идеи;
Две от онлайн срещите имаха като предмет на обсъждане въпросника за националното представително изследване сред населението. Първоначално трима члена от екипа изработиха първи драфт на въпросника, след което тоя че разпратен до всички членове на екипа и при неговото обсъждане се направиха конкретни предложения за оптимизиране и подобряване;
Работни срещи за осъществяване на оперативен контрол върху реализирането на проектираните количествени методи (месец 7-18): тези работни срещи бяха реализирани през периода 18-20 месец от първия етап на проекта (имаме предвид удължаването на срока на първия етап в два месеца). При тези срещи се коментираха конкретни проблеми и се търсеха решения, които да гарантират спазването на проектираните през този етап дейности;
Работни срещи със счетоводството на базовата организация Институт по философия и социология за обсъждане на целесъобразното изразходване на финансовите средства по първия етап: ръководителят на проекта веднъж месечно осъществяваше срещи със счетоводителите на института, на които се обсъждаха конкретни въпроси от изразходването на предвидените по първия етап на проекта финансови средства. Тясната връзка и конструктивният диалог между ръководителя на изследването и счетоводния отдел на института създадоха необходимите организационни условия за коректното и целесъобразно изразходване на финансовите средства по първия проект. Например, обсъждани са всички разходи, пред ида бъдат направени. Детайлно коментирано са сключените граждански договори за изпълнение на отделни дейности, като стриктно е спазено изискването най-напред да се сключват съответните граждански договори, след което да се извършват възложените с тези договори дейности;
Контрол върху реализирането на проектните дейности от членовете на екипа (текущо): ръководителят на проекта осъществи текущ контрол върху работата на членовете на екипа. На всеки се поставяха конкретни задачи и строго се взискваше тези дейности да се изпълняват в срок и качествено;
Контрол върху осъществяването на тези проектни дейности, които ще се извършват като външни услуги (съгласно структурата на бюджета): определени дейности, като отпечатването на въпросника, информационни и разяснителни материали, се извършиха от външни изпълнители. Външна спрямо института е и дейността на анкетьорите, за провеждането на националното представително изследване. Макар че са анкетьорска мрежа на института, анкетьорите работят на граждански договори и биват наемани на проектен принцип. Затова те се отнасят към външните изпълнители.
Периодични отчети за извършените дейности, съгласно приетия План-график: съгласно проектното предложение, всеки член на екипа периодично докладваше за извършените от него дейности. Това ставаше под формата на устни доклади, съобщавани по време на онлайн заседанията на екипа.

При реализирането на дейностите от Работен пакет 7. Управление на проекта са постигнати следните конкретни резултати:

Създадена стройна организация за изпълнението на проектните дейности – в срок и при спазване на методическите критерии за високо качество: организацията на проекта е на необходимото високо ниво, индикация за което е, че всички проектирани дейности са извършени в планираните срокове и при спазване на съответните методически изисквания;
Създадени организационни предпоставки за оперативност и за гъвкава и ефективна комуникация между членовете екипа: екипът на проекта изгради много добри взаимоотношения, като предвид създадената противоепидемична обстановка се засили електронният обмен на информация между членовете на екипа. Отделните членове на екипа можеха да разчитат един на друг, оказваха си взаимна методологическа помощ и това значително повиши качеството на създаваните методологически документи, както и направи ефикасно практическото провеждане на проектираното национално представително изследване;
Създадени организационни предпоставки за ефикасна работа на екипа: екипът работеше ефикасно, и всеки член на екипа спазваше възложените дейности и срокове. Задачите се изпълняваха качествено и с висока доза на иновативност, което според нас е индикация за високата лична ангажираност на членовете на екипа с разработваната научна проблематика. Пролича стремежа на отделните членове на екипа да формират собствен научно принос, което във висока степен спомогна за качественото изпълнение на проектираните дейности;
Създадени необходимите условия за целево изразходване на бюджета по Етап 1: много добра комуникация бе създадена със счетоводството на института. Тъй като те имат значителен опит в изпълнението на проекти, финансирани от Фонд “Научни изследвания”, от своя страна осъществиха постоянен и ефективен контрол, което допринесе за целесъобразното изразходване на средствата по първия етап от проекта;
Създадени всички необходими условия за качествената подготовка и реализация на проектираните проучвания (национално представително изследване сред населението): екипът ни притежава значителен методологически опит в подготовката и провеждането на национални представителни изследвания сред населението. Този опит бе приложен и при изпълнението на дейностите от настоящия проект. Общата ни преценка е, че всички планирани методологически дейности по подготовката на проектното изследване и неговото практическо реализиране са изпълнени качествено и при стриктно следване на утвърдените методологически стандарти. Изпълнението на дейностите е обезпечено и във финансов аспект, като изразходването на средствата е направено в съответствие с изискванията на Фонд “Научни изследвания”.